INFORMACJA O OCHRONIE PRYWATNOŚCI

Niniejsza informacja o ochronie prywatności jest dostarczana przez Chiesi Farmaceutici S.p.A., wraz z jej spółkami powiązanymi (razem „Grupa Chiesi” albo „Chiesi”) zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony prywatności i ma na celu poinformowanie osób fizycznych składających zgłoszenie o tym, w jaki sposób przetwarzamy informacje zawarte w ich zgłoszeniu.

Jeśli znajdują się Państwo w Unii Europejskiej lub zgłaszają Państwo naruszenie dotyczące spółki z Grupy Chiesi z siedzibą w Unii Europejskiej, Państwa dane będą przetwarzane zgodnie z rozporządzeniem (UE) 679/2016 („RODO”). Niezależnym administratorem danych Państwa zgłoszenia jest spółka Grupy Chiesi, którą wybierają Państwo podczas składania zgłoszenia. Zgłoszenia będą odbierane i oceniane na poziomie lokalnym (chyba że zostaną eskalowane do spółki macierzystej we Włoszech lub jeśli nie ma lokalnego oddziału) i tylko specjalnie przeszkolone osoby będą miały dostęp i będą odpowiedzialne za zgłoszone dane, zgodnie z rzeczywistym zapotrzebowaniem informacji.

„Dane Osobowe” to wszelkie informacje odnoszące się do zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania żyjącej osoby. Danymi Osobowymi są również różne informacje, które połączone ze sobą mogą prowadzić do zidentyfikowania danej osoby.

„Przetwarzanie Danych Osobowych” odnosi się do szerokiej gamy operacji wykonywanych na Danych Osobowych, w tym ręcznie lub w sposób zautomatyzowany. Obejmuje ono gromadzenie, zapisywanie, organizację, strukturyzację, przechowywanie, adaptację lub zmianę, odzyskiwanie, konsultowanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez transmisję, rozpowszechnianie lub udostępnianie w inny sposób, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie danych osobowych.

„Użytkownik” to osoba fizyczna składająca zgłoszenie za pośrednictwem platformy (zwanej dalej „SpeakUp&BeHeard” bądź „Platformą”).

(1) INFORMACJE OGÓLNE

CELE:

Platforma SpeakUp&BeHeard to system internetowy i linia telefoniczna, umożliwiające każdej osobie fizycznej, w tym m.in. pracownikom, kontrahentom i sprzedawcom, zgłaszanie podejrzeń naruszenia lub obaw dotyczących naruszenia przepisów prawa, regulacji lub polityk wewnętrznych. Zgłoszenia mogą obejmować zachowania potencjalnie naruszające Kodeks Postępowania Grupy, Politykę Antykorupcyjną, przepisy antykorupcyjne, przepisy prawa karnego lub wszelkie inne naruszenia, które mogą mieć wpływ na prowadzenie działalności i integralność finansową spółki (np. korupcja, konflikt interesów, nieuczciwe zachowania, oszustwa, wykorzystywanie poufnych informacji, kwestie księgowe), ochronę środowiska lub dobrostan zwierząt.

Grupa Chiesi będzie przetwarzać Państwa Dane Osobowe wyłącznie w następujących celach:

• Umożliwienie korzystania z Platformy zgłoszeń i zarządzanie nią oraz powiązanymi zgłoszeniami;
• Zarządzanie cyklem życia zgłoszenia, przeprowadzanie dochodzeń z odpowiednimi interesariuszami, w tym organami publicznymi;
• Zapobieganie bezprawnym zachowaniom i podejmowanie działań przeciwko nim, w razie konieczności stosowanie środków dyscyplinarnych;
• Ochrona interesów spółki, jak również praw jej pracowników i zaangażowanych podmiotów trzecich.
  
  
  

KATEGORIE DANYCH OSOBOWYCH:

Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Możliwość zgłoszenia anonimowego, dostępna na SpeakUp&BeHeard pozwala na złożenie zgłoszenia bez podawania jakichkolwiek Danych Osobowych (należy jednak pamiętać, że zgodnie z odpowiednimi lokalnymi przepisami prawa, zbadanie niektórych zgłoszeń może wymagać ujawnienia Danych Osobowych). W przypadku, gdy Użytkownik dobrowolnie zdecyduje się na podanie swoich Danych Osobowych, następujące kategorie danych mogą być przetwarzane przez właściwego Administratora Danych:

• Dane identyfikacyjne Użytkownika: imię, nazwisko, adres e-mail;
• Dane Osobowe osoby, której zachowanie podlega zgłoszeniu lub innych osób wymienionych w zgłoszeniu, lub uzyskane przez Administratora Danych w trakcie prowadzonego dochodzenia.
  
  

Należy pamiętać, że informacje zawarte w niektórych zgłoszeniach mogą obejmować szczególne kategorie Danych Osobowych. Zgodnie z art. 9 RODO za „dane szczególnych kategorii” uważa się dane, które mogą ujawnić pochodzenie rasowe lub etniczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, poglądy polityczne, przynależność do partii lub związków zawodowych, dane dotyczące zdrowia i orientacji seksualnej oraz, w kontekście niniejszej Informacji, dane dotyczące wyroków skazujących i przestępstw.

PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA:

Obowiązek prawny: w celu zapewnienia zgodności z obowiązującym prawem i przepisami oraz spełnienia żądań otrzymanych od właściwych organów.

Uzasadniony interes: będziemy również przechowywać Państwa Dane Osobowe w oparciu o uzasadniony interes spółek Grupy Chiesi (w szczególności odpowiednich Administratorów Danych), aby zapobiegać i badać domniemane naruszenia opisane w sekcji CELE, a także – odpowiednio – bronić swoich praw w postępowaniu sądowym (lub wnieść sprawę do sądu).

(2) W JAKI SPOSÓB PRZETWARZAMY PAŃSTWA DANE OSOBOWE

Państwa zgłoszenie będzie przetwarzane wyłącznie przez specjalnie wyznaczony personel wewnętrzny i zewnętrzny, zgodnie z rzeczywistym zapotrzebowaniem informacji.

Dane Osobowe mogą być również udostępniane innym spółkom lub osobom fizycznym, w tym dostawcy usług Platformy. Dostawca będzie miał dostęp do danych wyłącznie w celu konserwacji systemu lub zapewnienia wsparcia technicznego dla Użytkownika.

Chiesi zapewnia ochronę Państwa Danych Osobowych oraz zgodność z prawem takiego Przetwarzania, wyznaczając odpowiednie strony jako podmioty przetwarzające dane na podstawie stosownych umów powierzenia Przetwarzania danych. W związku z tym wszystkie nasze podmioty przetwarzające dane muszą przestrzegać obowiązujących przepisów dotyczących prywatności i wdrożyć odpowiednie środki bezpieczeństwa.

W pewnych okolicznościach może zaistnieć potrzeba udostępnienia informacji zawartych w zgłoszeniu, w tym Danych Osobowych, organom publicznym i sądom, które żądają takiego udostępnienia w celu przeprowadzenia dochodzenia, lub podjęcia decyzji w danej sprawie, a także doradcom prawnym udzielającym wsparcia Chiesi podczas obsługi zgłoszenia.

Należy pamiętać, że tożsamość Użytkownika, występującego w charakterze osoby zgłaszającej, zostanie ujawniona wyłącznie w przypadku wystąpienia obowiązku prawnego, wniosku o ujawnienie informacji, o którym mowa powyżej, lub w celu zagwarantowania prawa do obrony osoby, której zgłoszenie dotyczy (to postanowienie niniejszej Informacji może mieć odmienne brzmienie, w zależności od przepisów obowiązujących w danym kraju).

 Jak chronimy Państwa Dane Osobowe

Chiesi wdraża odpowiednie środki bezpieczeństwa w celu ochrony Państwa Danych Osobowych przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub utratą, w tym poprzez:
 

• Rozsądne środki mające na celu zapewnienie, że Dane Osobowe są gromadzone zgodnie z zasadami minimalizacji i ograniczenia celu. Przechowujemy Państwa Dane Osobowe przez ograniczony czas, zgodnie z punktem (3), chyba że przedłużenie okresu przechowywania jest wymagane lub dozwolone przez prawo;
• Zestaw technologii zapewniających poufność Danych Osobowych, począwszy od szyfrowania, silnych haseł i dwuskładnikowego uwierzytelniania, po zapory sieciowe i specjalne dedykowane oprogramowanie chroniące serwery przed zewnętrznymi atakami;
• Wybór naszych partnerów biznesowych i dostawców usług w oparciu o surowe kryteria kwalifikacyjne oraz zobowiązanie ich do przestrzegania naszych standardów ochrony Danych Osobowych, zabezpieczone konkretnymi postanowieniami wiążących umów. Ponadto przeprowadzamy audyty i inne oceny w celu zweryfikowania zgodności naszych partnerów z powyższymi wymogami;
• Prowadzenie szkoleń z zakresu prywatności i ochrony danych, przeprowadzanie testów weryfikujących zdobytą wiedzę oraz inne działania mające na celu zwiększenie świadomości w zakresie ochrony Danych Osobowych wśród pracowników i kontrahentów.
  
  

Międzynarodowe Transfery Danych

Państwa Dane Osobowe, o których mowa w punkcie (1) są przechowywane na serwerze dostawcy Platformy (wyznaczonego specjalnie jako podmiot przetwarzający dane) znajdującym się we Włoszech lub na terytorium Unii Europejskiej. W zależności od specyfiki i zawartości raportu, Państwa Dane Osobowe mogą być przekazywane do innych krajów, w tym krajów spoza Unii Europejskiej. Chiesi dokonała oceny wpływu transferów międzynarodowych wchodzących w zakres zgłoszeń i wprowadziła odpowiednie zabezpieczenia, w tym podpisała standardowe klauzule umowne z odpowiednimi interesariuszami. Spółki z Grupy Chiesi zawarły również umowę międzygrupową, regulującą transfery pomiędzy spółką amerykańską a spółkami europejskimi.

Chiny: zgodnie z lokalnymi przepisami, Państwa Dane Osobowe będą przekazywane poza granice Chin za Państwa wyraźną zgodą. Informujemy, że przesyłając zgłoszenie (klikając przycisk „wyślij”) wyrażają Państwo zgodę na przekazanie swoich danych osobowych.

Poszczególni pracownicy Chiesi Farmaceutici S.p.A., spółki-matki z siedzibą we Włoszech, mogą mieć dostęp do raportów w celu koordynacji zarządzania nimi w ramach Grupy Chiesi.

(3) OKRES PRZECHOWYWANIA PAŃSTWA DANYCH OSOBOWYCH

Przechowujemy Państwa Dane Osobowe przez okres niezbędny i zgodny z potrzebami, które mogą wyniknąć w trakcie obsługi Państwa zgłoszenia (np. sprawa sądowa, postępowanie przed organami publicznymi), zgodnie z zasadami minimalizacji i ograniczenia celu oraz zgodnie z przepisami obowiązującymi w danym kraju, które mogą mieć zastosowanie do każdego podmiotu.

Zgłoszenie ocenione/zamknięte zostanie zanonimizowane poprzez wybór określonych słów kluczy nie później niż dwa (2) miesiące po zakończeniu dochodzenia.

Jeżeli wewnętrzna weryfikacja zgłoszenia nie budzi żadnych zastrzeżeń (zgłoszenie zostaje uznane za nieuzasadnione), Państwa dane zostaną usunięte bez zbędnej zwłoki.

Państwa Dane Osobowe będą przetwarzane zgodnie z warunkami określonymi powyżej lub przez krótszy okres, jeśli zdecydują się Państwo skorzystać z jednego z praw wymienionych w następnej sekcji (4). Po upływie tego okresu Dane Osobowe zostaną usunięte lub zanonimizowane zgodnie z naszymi wewnętrznymi procedurami, chyba że dalsze ich przechowywanie jest wymagane w świetle nałożonych na nas obowiązków prawnych lub w przypadku, gdy Dane Osobowe są niezbędne do ochrony naszych praw przed sądem lub innym organem.

Należy pamiętać, że jeżeli zażądają Państwo usunięcia swoich Danych Osobowych, możemy nie być w stanie rozpatrzeć zgłoszenia lub zakończyć dochodzenia.

(4) PRAWA UŻYTKOWNIKA

Dostęp do Danych Osobowych, sprostowanie, usunięcie, przenoszenie Danych Osobowych, ograniczenie Przetwarzania, sprzeciw wobec Przetwarzania i wycofanie zgody.

Chiesi zapewnia dedykowany kanał egzekwowania Państwa prawa do dostępu, sprostowania, sprzeciwu lub ograniczenia Przetwarzania Państwa Danych Osobowych, żądania ich usunięcia, przenoszenia (jeżeli znajduje to zastosowanie) lub wycofania zgody w sytuacjach określonych w RODO lub innych odpowiednich przepisach.
 

Zapraszamy do kontaktu z naszym Grupowym Inspektorem Ochrony Danych (IOD) w celu uzyskania dodatkowych informacji i żądania egzekwowania swoich praw pod adresem e-mail dpoit@chiesi.com, lub do kontaktu z lokalnym Inspektorem Ochrony Danych, którego dane kontaktowe znajdą Państwo na lokalnych stronach internetowych spółek powiązanych. Mogą Państwo znaleźć więcej informacji o naszych spółkach powiązanych na stronie pod adresem: https://www.chiesi.com/en/about-us/our-affiliates/, albo na liście umieszczonej poniżej.
 

Jeżeli uważają Państwo, że Chiesi przetwarza Państwa Dane Osobowe niezgodnie z zasadami przedstawionymi w niniejszej Informacji lub niezgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, należy pamiętać, że mają Państwo prawo wniesienia skargi do odpowiedniego organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych.
 

(5) INFORMACJE O ZAUTOMATYZOWANYM PODEJMOWANIU DECYZJI I ZMIANACH DO NINIEJSZEJ INFORMACJIINFORMACJE O ZAUTOMATYZOWANYM PODEJMOWANIU DECYZJI I ZMIANACH DO NINIEJSZEJ INFORMACJI

Państwa Dane Osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu procesowi podejmowania decyzji (w tym profilowaniu).

Niniejsza Informacja może być od czasu do czasu aktualizowana. Wszelkie aktualizacje niniejszej Informacji wchodzą w życie z chwilą ich opublikowania na Platformie.